Top Kỹ Năng Và Trình Độ Chuyên Môn Của Nghề Thư Ký Pháp Lý
Vai trò của các thư ký pháp lý, còn được gọi là trợ lý hành chính và trợ lý pháp lý, đã phát triển trong hơn hai thập kỷ qua. Khi công nghệ tiếp tục chuyển đổi văn phòng luật sư, các thư ký luật pháp đã vượt qua các vai trò truyền thống của việc nhập và trả lời điện thoại để thực hiện các hoạt động có giá trị cao hơn, nhằm hỗ trợ cho các chuyên gia và quản lý trong việc lựa chọn nhà cung cấp, quản lý quan hệ khách hàng và soạn thảo các văn bản pháp luật.
Tuy nhiên, mặc dù môi trường thực hành của thư ký pháp luật, quy mô công ty hoặc chuyên môn pháp lý có thay đổi, nhưng một số trách nhiệm nhất định vẫn được giữ nguyên. Để thành công trong văn phòng luật sư hoặc bộ phận luật doanh nghiệp ngày nay, các thư ký luật pháp phải nắm vững một số kỹ năng và trình độ chuyên môn dưới đây:
1. Kỹ năng tin học văn phòng
Nhiều luật sư không có thời gian, thậm chí cũng không có kỹ năng chuyên môn để vận hành các trang thiết bị công nghệ văn phòng luật sư. Họ dựa vào các thư ký pháp lý đa năng có thể thực hiện nhiều tác vụ thành thạo trên máy tính như: tạo bảng tính, chuẩn bị bản trình bày, nhập thời gian cho mục đích thanh toán, tạo và nhập văn bản, duy trì lịch và theo dõi thời hạn, v.v.
Vì vậy, các thư ký pháp lý thông thạo về nhiều ứng dụng phần mềm máy tính sẽ có nhiều cơ hội nghề nghiệp hơn so với người khác. Một số thao tác sử dụng ứng dụng phần mềm phổ biến nhất mà các thư ký pháp lý phải nắm vững đó là: xử lý văn bản, bảng tính, trình bày văn bản, quản lý tài liệu, đảm bảo thời gian và hạn thanh toán, lên lịch, … nhằm hỗ trợ tối đa cho các luật sư trong vụ kiện.
2. Kỹ năng giao tiếp
Thư ký pháp lý có vai trò tương tác hàng ngày với luật sư, nhân viên phụ trách, nhân viên văn phòng, khách hàng, luật sư biện hộ, nhân viên tư pháp, nhà cung cấp và bên thứ ba có liên quan khác. Do đó, kỹ năng giao tiếp luôn là một trong những yếu tố rất cần thiết. Ngoài việc tiếp xúc mặt đối mặt, thư ký còn phải giỏi trong việc liên hệ qua e-mail, hệ thống điện thoại và một số hội nghị truyền hình khác.
3. Kỹ năng viết
Thư ký pháp lý thường xuyên chịu trách nhiệm soạn thảo thư từ thông thường và hồ sơ lưu giữ, cũng như kiểm tra các tài liệu pháp lý như lời khai, tóm tắt, cùng các tài liệu giao dịch.
Có thể nói, kỹ năng viết là một phần của công việc thư ký pháp luật. Những người có khả năng viết tốt sẽ trở thành một nhân tố không thể thiếu đối với các luật sư mà họ đang hỗ trợ.
4. Kỹ năng tổ chức
Thư ký pháp lý chính là “cánh tay phải đắc lực của luật sư”, nên kỹ năng tổ chức là rất quan trọng đối với họ để có thể quản lý hiệu quả thực tiễn pháp luật hoặc bộ phận pháp lý của công ty.
Thư ký pháp lý phải duy trì các tài liệu giấy và điện tử, quản lý dự án, theo dõi nhiều thời hạn đã đặt ra, duy trì lịch, lên lịch, tổ chức sự kiện và giữ mọi thứ đi đúng theo trật tự và quy trình pháp lý.
5. Khả năng tập trung đến từng chi tiết
Chú ý đến chi tiết là rất quan trọng trong các ngành nghề liên quan đến pháp luật. Ví dụ: nhập 600.000 đô la vào một khoản thanh toán thay vì 60.000 đô la có thể khiến công ty gặp thiệt hại lớn. Bên cạnh đó, thư ký pháp lý xử lý các chi tiết nhỏ liên quan đến pháp luật hàng ngày và thậm chí trong hầu hết các nhiệm vụ thư ký từ soạn thảo cho đến kiểm tra tài liệu để sắp xếp các cuộc họp và lập thời hạn theo đúng như quy định mà luật sư yêu cầu.